İşletme Faaliyet Simulasyonları - 2 Bölüm

2. Bölüm

Şimdi genel olarak bilgi verdiğimiz çalışmanın ayrıntılarını ele alalım

Birinci Aşama. Bölüm İşletmelerin oluşturulması

İşletme Yaşam Denemeleri’nin ortaya çıkarılmasında oluşturulacak ilk aşama işletme içinde yer alan her bir bölümün yaşam faaliyet sistemlerinin deneme yapılabilecek yapıya kavuşturulmasıdır. Bu aşama oluşturulurken takip edilecek adımlar,

Adım I. Bölümlendirme

İşletme içinde yer alan her bir bölüm kesin olarak tanımlanmalıdır. Amaç tüm çalışanların aynı faaliyet çatısı altında yaşam denemeleri başlatıldığında gelir ve gider olarak yer almalarını sağlamaktır. İşletme içinde yer alabilecek bu bölümler işletme organizasyon şemasında yer alan bölümlerdir, bu bölümlere tek eklenecek olan bu bölümlerin dışında yer alan üst yönetim kadrosunun ve buraya bağlı kişilerin yönetim bölümü olarak tanımlanmasıdır. Yönetim bölümü içerisinde yönetim kurulu, genel müdür ve ona bağlı kişiler yer alacaktır. Genel müdür’e doğrudan bağlı olan büyük bölümler ise bağımsız bölüm olarak algılanacaktır.

Adım II. Bölümlerin işletme içindeki katkı paylarının tespiti

Bu adımın amacı kişi veya bölümlerin performanslarını ölçmek değil her bölümün işletme içindeki kapsadığı yeri, faaliyetler içindeki yerini ve fonksiyonunu tespit etmektir. Bu çalışmanın özünü de aritmetik değerler teşkil etmektedir. Bölümlerin yaşamlarını ve faaliyetlerini devam ettirirken ne kadar kaynak kullanıp karşılığında ne kadar değer yarattıklarının tespiti burada yapılacaktır. Eğer işletme içinde daha önce global rakamlardan yola çıkılarak tespitler yapılıyor ise bunların işlem, kişi bazına indirgenmesi gerekir. Yapılacaklar,

1- İşletme içinde paylaşılan ortak değerlere ait oluşan maliyetlerin bölümlere bölüştürülmesi

Bazı giderler tüm işletmenin ve her bölümün gereksinimlerinin bir parçasıdır. Bu nedenle bu giderlerin tüm bölümlere yapılacak bir mutabakatla belirli oranlarda dağıtılması gerekir. Hiçbir bölüm bu giderlerin kendilerini ilgilendirmediğini iddia edemez. Burada yer alacak değerler nasıl muhasebeleştiriliyor ise o şekilde programlanmalıdır. Bu değerlere muhakkak KDV dışındaki vergiler ile bakım ücretleri de eklenmelidir. Varılacak nokta günlük faaliyetlerin eşi olmalıdır.

Önce bu değerleri tanımlayalım,

A. İşletmenin eğitim giderleri

Tüm işletmenin veya birkaç bölümün birlikte aldığı eğitimler de her bölümden katılan kişi sayısına göre veya bölüme göre sabit paylarda bölünme yapılabilir. Bölümlere faturalanmış özel eğitimler bu giderlerin dışında tutulmalıdır. Eğitim giderleri altında seminer ve konferans giderlerinin de gösterildiği tabiidir.

B.  Elzem giderler

Olmamaları halinde aksayan veya gerçekleştirilemeyen faaliyetler nedeniyle tüm işletmeyi ilgilendiren bu giderlerin her bölüme sabit paylarda dağıtılması uygun olacaktır. Bu giderler,  elektrik giderleri, su giderleri, yakıt giderleri, demirbaş bakım onarım giderleri, temizlik giderleri

C. İletişim giderleri

Bölümlerin özel hatları dışında tüm işletme tarafından kullanılan telefon hatlarının giderlerinin paylaşımı bölüm başına sabit paylarda olabileceği gibi, bölümlerde kullanılan telefon ve faks makine’si adedine göre de yapılabilir.

D. Müşavirlik giderleri

İşletmenin faaliyetlerini kurallara uygun ve kolaylıkla yapabilmesi için faydalanılan serbest mali müşavir, danışmanlık, avukatlık hizmetleri giderleri için bölümlere sabit oranda gider paylaşımı yapılabilir.

E. Sigorta giderleri

İşletmenin genel olarak yapılan İşyeri, Büro ve makine, jeneratör ve diğer sigorta giderleri bölümlere sabit paylarda paylaştırılabilir.

F. Kira giderleri

İşletmenin faaliyetlerini sürdürdüğü mekânlar için ödenen kira giderleri (bölümlere ait kiralanmış özel mekânlar hariç) bölümlere eşit paylarda dağıtılabilir. Bina için ödenen aidat giderleri de bölümlere eşit paylaştırılmalıdır. Bina garajı için ise bölümlerin kullanımına sunulan araçlar temel alınarak adet üzerinden bölümlere göre paylaşım yapılabilir.

G. Finansal kiralama giderleri

 İşletmenin genel kullanımı için yapılmış olan yatırımlara ait finansal kiralama giderleri bölümlere eşit paylaştırılabilir

H. Yemek ve temsil giderleri

İşletme içinde çalışanlara kişi başına verilen yemek bedelleri bölümlere çalışan kişi kadar yansıtılacaktır. Çay, kahve, tüp vb tüm işletme tarafından alınan hizmetin giderleri ise genel temsil gideri olarak bölümlere eşit olarak paylaştırılabilir.

I. Kırtasiye giderleri

İşletmede genel olarak kullanılan kırtasiye, fotokopi, ciltleme,  İşletme için alınan dergi veya gazeteleri ifade eden abone giderleri ve bilgisayar giderleri bölümlere eşit oranda pay edilebilir.

J. Vergi resim harçlar

Bu son ayırımda ise işletmenin faaliyetlerini devam ettirebilmek için ödediği damga vergisi, noter masrafları, ticaret odası aidatları, belediye harçları, çevre temizlik vergisi gibi giderler yer almaktadır. Bu giderlerin de bölümlere eşit oranda pay edilmesi doğru bir yaklaşımdır.

Mizan üzerinde ilgili ana hesaplara alt hesaplar açılarak gider gerçekleştiği zaman otomatik olarak bölümlere belirlenmiş oran üzerinden aktarılır. Bu durum mali işler bölümünün sorumluluklarını azaltır.

2- Bölümlerin paylaşılan giderler dışındaki giderlerinin tespiti

İşletme içindeki giderler bölümlere göre muhasebeleştiriliyorsa işlemler oldukça kolaydır. Her bölüme ait giderler kolaylıkla sistemden çıkarılabilir. Bu durumun tersinde ise işletme muhasebe sistemi içinde daha önceki gerçekleşmiş giderleri bölümlere yansıtmamışsa, öncelikle muhasebe sistemi içinde tüm giderler fişlere kadar taranarak bölümlere ait olan giderler ayıklanarak tasnif edilmelidir. Mevcut zamandan ilerisi için muhasebe sisteminde her bir hesap altında bölümler için alt hesaplar açılmalıdır. Bu şekilde gerçekleşen her bir gider eş zamanlı olarak bölümlerin giderleri olarak muhasebeleştirilecektir.

Bu çalışma neticesinde ana işletmeyi oluşturan bölüm işletmelerin yapısı ortaya çıkarılacaktır. İşletmede yaşam denemeleri adını verdiğimiz çalışmanın gerçekleştirilmesi ayrıntılı hesapların ortaya çıkarılmasıyla birebir ilişkilidir. Faaliyetleri deneyerek doğru bileşimi bulma çabası ancak ayrıntılara sahip ve hâkim olma ile gerçekleşir. Her değişiklikte ne tür etkileşimler ortaya çıkıyorsa, bu bilgi faaliyetlerinizi daha doğru yönlendirmenizi sağlar.

Ayrıntıları incelersek,

A. Personel tabanlı giderler

Her bir çalışanın ayrı olacak şekilde ve bölüm bazında  personel ücretleri, prim ve ikramiyeleri, işletme tarafından bu kişiler için ödenen SSK primleri, işsizlik kesintileri, ayrılanlar için ödenen kıdem ve ihbar tazminatları, her bir stajyer için ödenen staj giderleri, ödenen ilaç, tedavi, doğum, ölüm, evlilik yardımları

 B. Bölümün özel aldığı eğitimlerin gideri

Bölüme özel eğitim, konferans ve seminer giderleri

C. İletişim giderleri

Bölüme ait sabit hatlı telefon giderleri, Posta giderleri, cep telefonu giderleri, kargo giderleri, küçük demirbaş giderleri

D. Taşıt kullanım giderleri

Bölümün kullandığı her bir araba dikkate alınarak taşıt bakım giderleri, otopark giderleri, bölüme ait her bir araba ve arabanın yaktığı yakıt cinsi dikkate alınarak akaryakıt giderleri, kasko ve trafik sigortaları, motorlu taşıtlar vergisi

E.  Pazarlama giderleri

Nakliye ve numune giderleri, reklam ve ilan giderleri, fuar giderleri

F. Ferdi sigortalar

Bölümlerde sigorta edilmiş her kişi için ayrı sağlık ve ferdi kaza sigortaları, bölümlere özel varsa emtia sigorta gideri

G. Temsil Giderleri  

Misafir ağırlama gideri, Hediyelik Eşya Gideri, Temsil gideri

H. Büro giderleri

Bölüme özel büro gideri, abone gideri ve bilgisayar giderleri

I. Seyahat giderleri

Şehir içi yol giderleri, seyahat bazında yurt içi seyahat giderleri, seyahat bazında yurt dışı seyahat giderleri

J. Diğer bölüm giderleri

 İhracat giderleri, Komisyon giderleri, İcra mahkeme giderleri

Bu belirtilen hesapların ayrıntılı olarak ele alınması gereklidir. Eğer işletme yaşam denemelerini gerçekleştirmek istiyorsak bunu global rakamlar değil ayrıntılı hesaplar üzerinden yapmalıyız. Hiçbir zaman unutmamalıyız ki bu bir tahmin çalışması değil faaliyetleri deneyerek doğruyu bulma çalışmasıdır. Ne kadar ayrıntıya inilebilirse hâkimiyet o kadar fazla artar. Bu şekilde de her değişiklikte ne tür giderlerin bölümü etkilediği bilinerek hareket edilir.

3- Bölümün gelir yaratan faaliyetlerinin tespiti

Bir işletme kaynaklarını ve bunların akışını doğru değerlendirmek mecburiyetindedir. Bu bölümün ilk iki aşamasında işletmenin bölümlerinin faaliyetlerini sürdürmek için her ay her yıl ne kadar kaynak kullanmak zorunda olduklarını ortaya çıkaracak sistemi  gördük. Bu aşamada ise işletmenin kaynak yaratma gücünü her bölüm, her ürün için ortaya çıkaracağız.

Her sektörün yapısına göre farklılık gösterecek olan faaliyetlerde, her bir bölümde bir malın üretimi söz konusu ise üretilen her bir çeşit ürün için ister hammadde, ister yarı mamul,  isterse mamul olsun

- Hangi periyotlarda ne miktarlarda üretiliyor,

- Hangi periyotlarda ne kadar satın alınıyor,

- Satın alınan malların maliyeti nedir?

( Varsa, vergi, gümrük komisyonu, gümrük işlemleri, diğer dâhil )

- Stoklar, her satın alınan mal ile değişen stok maliyetleri

- Stoktan çıkan malların maliyetleri nedir?

- Satılan malların fiyatlandırması, kar marjı, yurtiçi ve yurtdışı satış miktarları

- Satışlarda uygulanan indirimler, bunların oranı.

- Fire miktarları, hurdalar

- Verilen hizmetlerden alınan komisyonlar

- Satın alınan ürünlerin ödeme periyotları, satışı yapılan ürünlerin tahsilât periyotları,

- Bu periyotlara göre ortaya çıkabilecek kambiyo kar ve zararları

İşletme ürünün satılmasında aracılık faaliyetinde bulunarak hizmet satıyorsa, ürün grupları ve ürün grubu içindeki her bir ürüne göre

- Ürünün birim satışları

- Uygulanan komisyon oranları

- Hak edilen komisyonların miktarı, bu komisyonların tahsilât periyotları

Her sektör ve faaliyet için ayrıntıları yukarıda yapılan listelemede göremeyebiliriz. Burada bu listelemede ki amaç gelir yaratan faaliyetlerin her ne olursa olsun ayrıntılı olarak ve birim bazında bölünmüş takvimlerde takip edilme gerekliliğidir. Ayrıntı fazlalığı hareket alanınızı genişletecektir.

Bu kadar ayrıntılı olarak alt hesaplar ve her bir hizmet veya ürün bazında işletmenin bölümlerinin ortaya çıkarılması doğal olarak özellikle mali işler bölümünün ve varsa bütçe raporlama planlama bölümlerinin mevcut işlerine ek işler yükleyebileceği düşünülebilir. Bu nedenle bu çalışmanın en önemli özelliğinden birisini de açıklamamız gerekir. Yapılabilecek işleri başka bölümlerden bekleyerek vakit kaybına yol açmamak, çalışmalara ve çalışmaların takibine hız kazandırmak bu çalışmanın en önemli prensibidir. Her bölüm mali işler bölümü ile birlikte fiili sonuçları hızla çıkarabilmek için önce programlara uygun eğitilecekler, daha sonra da bölümü ilgilendiren ilgili tüm hesaplardan sonuçlar çıkarılıp bu sonuçlar mali işler bölümü ile kontrol edilerek o periyot için sonlandırılacaktır. Bölüm içinde her çalışanın değişmeli olarak bu görevi yapması gereklidir. Amaç tüm oluşan sonuçların nasıl oluştuğunun her çalışan tarafından algılanmasını sağlamaktır. Günümüzde her çalışan yaptığı işi muhasebe sisteminden de takip edebilir halde olmalıdır. Üretmek veya satmak sorumluluğun bittiğini göstermemektedir. Sonuçların takip edilebilmesi hem bölümün daha hızlı hareket etmesini, faaliyetlerini test edebilme kabiliyetinin gelişmesini beraberinde getirecektir.


Bu çalışma, Active Bankacılık Finans Dergisi, ISSN 1301-9252, Ocak-Şubat 2006, Sayı 46,  S. 76 – 86,  yayınlanmıştır.