İşletme Faaliyet Simulasyonları - 3 Bölüm

3. Bölüm

İkinci Aşama. Bölümlerin hedeflerini projelendirmesi

A. Bölüm değerlerinin oluşturulması

Bölüm olarak benimsenen değerler tüm kararları ve belirlenmiş veya belirlenecek hedefleri temelden etkileyecek ve yönlendirecektir. Benimsenmiş değerlerin bölüm tarafından öncelik sırası göz önüne alınarak kıyaslama metodu kullanılarak sıralanması gerekir. Yapılacak olan ilk iş bölümün daha önce gereksinimlerine paralel benimsenmiş değerlerin tek tek ortaya konulmasıdır. Değerler bölümlerin felsefelerini ve hareket tarzlarını gösteren en önemli yardımcı araçlardır, açığa çıkarılmaları da o derece önemlidir.

Bu değerler örneklenir ise,

Büyüme, Pazar payı, karlılık, verimlilik, müşteri hacminin arttırılması, ıskonto ve indirim oranlarının makul düzeylere çekilmesi, üretimin arttırılması, yeni ürünlerin üretilmesi, ürün gamının genişletilmesi, stokları karşılanabilir seviyelerde tutmak, vb.

Her bir değerin diğeriyle birebir karşılaştırılması hangisinin bölüm faaliyetlerinde daha önemli olduğunu ortaya çıkaracaktır. Her bir değerin birbiriyle sırayla karşılaştırılıp kıyaslanması bir sıralamanın da oluşmasına neden olacaktır. Bu işlemin çok kolay ve basit olmadığı, her zaman listeye gelişmelere göre yeni değerlerinde eklenebileceği unutulmamalıdır. Bölüm projelendirmeye başladığında bu değerler güdülemeyi ve yönlendirmeyi sağlayacaktır. Projelendirmede değerlerle eşgüdüm ve uyum oluşmalıdır. Örneklersek, bölümün en önemli değeri karlılık kabul edilsin. Gider ve gelirler projelendirildiğinde daha önceki dönem karlılık seviyesine ve hacmine bile ulaşılamamışsa o zaman değerler ile projelendirme arasında uyumsuzluk söz konusudur.

B. Doğru tarifi oluşturmak

Arzu edilen bir seviyedeki sonucu üretmek için hangi kaynakların nasıl kullanılması gerektiğini gösteren kararlar sonuçları belirler. Bir formül oluşturabilmek için ne zaman ne kullanılacağını tanımlayan bir projelendirmeye sahip olunmalıdır. Belirli bir durumu, sonucu üretebilmek için sadece doğru rakamları bilmek yetersiz kalır; bu rakamların doğru sırayla ve diziyle oluşması gerekir. Bu beceriye sahip olmak için ise daha fazla deneme yapmak gereklidir. Bir yapboz bulmaca çözerken uygun parçaları bulmak için çaba sarf edersiniz deneyerek uygun parçaya ulaşıp doğru biçimde yerine yerleştirirsiniz. İşletme yaşam denemeleri söz konusu olduğunda aynı mantık geçerlidir. Birinci aşama bölüm olarak faaliyetler, bu faaliyetlerin sonuçları, kaynak kullanım miktarı, kaynak yaratma gücü ortaya çıkarılma aşamasıydı. Bölüm olarak sınırlar belirlenmiş, kapasite görülmüştür. Şimdi, ikinci bir adım atılacaktır: Bölüm sınırları belirlenmiş bir temel yapıyı göz önüne alarak geleceğini projelendirecektir.

Projelendirme öncesi bazı soruların cevaplandırılması bölümün niyetini berraklaştıracaktır.

a. Bölüm olarak işletme içinde üzerinize düşeni yeterince yapmakta mısınız?

b. Şu ana kadar gerçekleşmiş faaliyetlerle bölüm olarak ikna oldunuz mu?

c. Daha önceki faaliyetlerinizin işletmenin bütünlüğüne katkısı yeterli seviyede olmuş mudur? Bu seviye nedir?

d. Bölüm işletme içi kısıtlarını doğru olarak ve eksiksiz tespit etmiş midir?

e. Diğer bölümlerin bölüm faaliyetleri üzerinde tamamlayıcı veya yönlendirici rolleri var mıdır? Nelerdir?

f. Bölümün belirlenmiş faaliyetleri ve bunların sonuçları kapasiteyi tam olarak tespit etmekte midir?

g. Bölüm işletme dışı sınırlarının farkında mıdır?

Bu ve benzeri araştırmalar projelendirme çalışması yapmadan önce bölüm tarafından yapılmalı, sorulara aranan cevaplar bulunmalıdır. İş hayatı mesai başladığından itibaren yapılan seçimlerle devam eder, yaşanılan ve görülen her şey bu seçimlerin sonucu oluşur.  Yargılamadan her fırsatın kucaklanması ve ilerlenmesi, şimdiye kadar ki faaliyetlerde işe yaramış ve fayda sağlamış her düşünce ve hareketin kullanılması önemlidir.

Bölüm olarak,

- Ne istediğinizin farkında mısınız? Biliyor musunuz? Ulaştığınızı nasıl anlayacaksınız?

- Seçimleriniz isteklerinizi gerçekleştirmeye katkı sağlıyor mu?

- İsteklerinizi gerçekleşmiş gibi gözünüzde canlandırabiliyor musunuz?

- İsteklerinize ulaşmak için hedeflerinizi doğru tanımlamış mısınız? Destekleyici zaman planınız var mı?

- Ayrıntılar üzerinde bilgili misiniz?

Yapılan projelendirme hedeflerin haritasıdır. Harita gerçek bölgeyi ne kadar iyi temsil edebilirse değeri ve kullanılabilirliği o oranda artar. Bölgelerin ve faaliyetlerin yapısının doğru ve açık anlaşılabildiği oranda değişebilme ve esneklik gücü artar. Hedefler projelendirilirken gerçeklerden farklı olmayan canlılığı taşımalıdır. Net ve kesin rakamlardan oluşmalı, bölümün izleyeceği rotayı da açıkça göstermelidir.

Adım I.  Ortak paylaşılan değerlerin projelendirilmesi

Bölümlerin her birine nasıl ve hangi oranlarda dağıtılması daha önce belirlenmiş olan ortak değerlerin projelendirilmesi yönetim ile mali işler bölümünün ortak çalışması neticesinde gerçekleştirilecektir. Her bir değer için ayrı bir projelendirme yapılmaktadır, amaç günlük işletme faaliyetlerine en yakın projelendirmenin yapılmasıdır.

Eğitim, seminer ve konferans, avukatlık hizmeti, danışmanlık hizmeti gibi giderlerin projelendirilmesinde tüm bölümlerin bir araya geldiği aşamada gerçekleştirilmelidir.

Adım II. Bölümlerin iç giderlerinin projelendirilmesi

İlk aşamada ortaya çıkarılan gerçek değerlerden sonra bölümler kendi iç giderlerini ayrıntılı olarak biliyorlar. Ortaya çıkarılan fiili gider değerleri çıkış değerleri olarak örneklendirilerek bölümde yer alan personel ve yapılan işler baz kabul edilerek projelendirme yapılacaktır.

Ayrıntılı projelendirmede yer alacak değerler,

1- Çalışan Personel (Kişi ve zaman gözetilerek)

a. Personel  (Mevcut çalışan, ayrılacak olan, alınacak olan) kişi olarak

b. Personelin ücretleri, uygulanacak ücret artışı, alacakları prim ve ikramiyeler

c. Normal, emekli personelin dağılımı (SSK primleri ve işsizlik kesintileri için gereklidir.)

d. Çalışılmayacak personel, bunlara ödenilmesi düşünülen tazminat

e. Staj için kabul edilecek kişiler, bunlara ödenecek ücretler ve zamanları

f. Projelendirilen ilaç, tedavi, ölüm ve evlilik yardımları

2- Eğitim, seminer ve konferanslar

Alınması beklenen eğitimler, konuları, yapılma zamanları, ödenecek ücretler

3- İletişim

a. Posta giderleri

b. Bölüme ait hatlı sabit telefonlar (hat ayrımı ile)

c. Kişilere tahsis edilen cep telefonları, faturalı veya kontör’lü hatlar

d. Kargo giderleri

e Küçük demirbaş giderleri

4- Bölümün kullanımındaki araçlar

a. Her bir taşıt için bakım giderleri ve bakım periyotları

b. Her bir taşıt için akaryakıt giderleri (Yakıt cinsi ve kullanım miktarı litre olarak dikkate alınarak)

c. İşletme binası dışında ödenen taşıt otopark giderleri

d. Kasko ve trafik sigortaları (Her bir taşıt için üç ayda bir primlerin ödeneceği şekilde)

e. Her bir araç için motorlu taşıt vergileri (Ödeme periyotları göz önüne alınarak)

5- Bölümün pazarlama giderleri

Bölümün pazarlamasını yaptığı ürünler için gerçekleşen nakliye ve numune giderleri, reklam ve fuar giderleri

6- Ferdi sigortalar

Bölümde çalışan kişiler için yapılan sağlık ve ferdi kaza sigortalarının her bir kişi için projelendirilmesi (Her bir kişi için üç ayda bir primlerin ödeneceği şekilde)

7- Temsil Giderleri

Bölümün misafir ağırlama, hediyelik eşya ve temsil giderlerinin periyotlara göre projelendirilmesi

8- Büro giderleri

Bölümün büro giderleri, abone giderleri, bilgisayar giderlerinin projelendirilmesi

9- Seyahat giderleri

Yurtiçi ve yurtdışı seyahatler ile şehir içi yol giderlerinin projelendirilmesi. Daha önceden fiili sonuçlardan belirlenmiş her bir yurtiçi ve dışı seyahatin maliyetleri örnek alınarak ( Otel, ulaşım ve diğer) seyahat adedine ve periyotlara göre projelendirme yapılmalıdır.

10- Diğer bölüm giderleri

Burada ise ihracat, komisyon ve icra mahkeme giderleri gibi giderler projelendirilecektir.

Adım III- Bölümün gelir yaratan faaliyetlerinin projelendirilmesi

Gelir yaratıcı faaliyetler projelendirilirken,

- Faaliyet gösterilen mevcut pazarın yapısı, büyüme hacmi,

- Rakiplerin faaliyetleri, rekabet potansiyelleri, pazar hacimleri, ürünleri, fiyat seviyeleri

- Mal tedarikçilerinin faaliyetleri, üretim ve dağıtım potansiyelleri, rakiplerle ilişkileri, fiyat seviyeleri

- Varsa ürün ve faaliyet tamamlayıcılarının (bilgisayar-program gibi) faaliyetleri, potansiyelleri

- Müşteriler, ürün talep periyotları, talep çeşitleri, talep hacimleri

- Üretim yapılıyor ise üretim hacmi, mevcut stoklar, üretim tedarikçileri, tamamlayıcılar

- Diğer bölümlerle yapılabilecek veya devam eden tamamlayıcı çalışmalar

- Bölümün potansiyeli, beklentileri, yardımcı bilgi unsurları olarak unutulmadan faaliyet yeniden çerçevelendirilmelidir.

Bu çerçevenin çizilmesi zorunludur. Ne kadar kaynak kullanacağı projelendirildiyse, faaliyetleri sürdürülebilir kılmak için sonuçta ne kadar kaynak yaratılacağı da verimli ve bilinçli biçimde projelendirmelidir.

Faaliyetlerin hacmi ve gerçekleşme periyodu bunlarla doğrudan ilişkili sabit giderlerin de hacmini ve gerçekleşme periyodunu aynı paralelde etkileyecektir. Bu nedenle projelendirme için bu paralel etkiler göz ardı edilmemelidir. Projelendirmede hedefler detaylarıyla anlatılmalı ve gerçekleştiğinde sonuçların ne olacağı görülmelidir.

Projelendirmede,

a. Üretim hacimleri ve üretim periyotları ürün grupları ve alt ayrımları ürünler ile

b. Ürün grubu ve alt ürünleri baz kabul edilerek satışlar ve satış periyotları ( Miktar ile),müşterilere göre dağılımı

c. Oluşan üretim stokları ( Hammadde, yarı mamul, mamul) Miktar ve değer olarak

d. Yurtiçi ve dışı alınan ürünlerin stokları (miktar ve değer olarak)

e. Ürün bazında fiyatlandırma, kar marjları, uygulanan indirimler

f. Hak edilen komisyonlar, oranları ve tahsil periyotları, müşterilere göre dağılımı

Ayrıntılı olarak yapılmalıdır. Her ayrıntı daha gerçekçi sonuçları ortaya çıkaracaktır.

Adım IV- Projelendirme sonucu oluşan değerlerin irdelenmesi

Önem sırasına göre sıralanmış bölüm değerlerine göre doğru tariflerle ve dizinlerle yapılmış olan projelendirme de hem gider hem de gelir kısmı oluşturulmuştur. Tüm yapılan projelendirme bölümün kendi iç dinamiğini düşünerek yaptığı bir çalışmadır. Bölümün işletmeye yaptığı katkı bu şekilde ortaya çıkarılacaktır.

Oluşan değerler irdelendiğinde,

- Sonuçlar bölüm beklentilerine uygun mu oluşmuş?

- Sonuçlar önem verilen değerler paralelinde mi?

- Faaliyetlerin tam olarak projelendirildiği görülebiliyor mu?

- Projelendirmede bölümün rakiplerini, müşterilerini, tedarikçilerini ve tamamlayıcılarını göz ardı etmeden çalışma yaptığı gözleniyor mu?

- Projelendirmede diğer bölümlerle ilişkiler ve işletmenin genel politikaları ve kararları göz önüne alınmış mı?

- Projelendirilen yatırımlar çalışma içinde doğru rakamsal değerlerle yer alıyor mu?

- En son fiili stoklar baz kabul edilerek o değerler üzerine mi satış veya üretim projeleri oluşturulmuş?

- Sonuçlar bölüm beklentilerini yansıtmıyorsa proje yeniden ne şekilde oluşturulacaktır?

Sorularına cevaplar aranıp eşleştirmeler yapılabilmelidir.

Bölüm olarak çark dönmeye başladıktan sonra her an yeni sonuçlarla karşılaşmaya başlarsınız. Bu sonuçların nasıl oluştuğu ise bu çalışmanın temelini teşkil etmektedir. Bir sonucun ortaya çıkmasının arkasında çeşitli etmenler ve değişkenler vardır. Bunlar bölümün yapısıyla ve çalışanların becerileri ile de ilişkili olabileceği gibi, bölümün ve işletmenin dışında gelişen etken ve değişimlerden de olabilir.

Ulaşılan yeri iyi saptamak elde edilen sonucun oluşumuyla ilgili doğru gözlem ve değerlemeyi gerektirir. Ne kadar yargısız ve yansız konu ele alınabilirse, yorumlardan arındırılmış halde sonuçların meydana gelmesine yol açan basit ana değişkenlere daha çabuk ulaşılır. Bu durum gereksiz değişkenlerin bölüm faaliyetlerinin değerlemesinden elimine edilmesine ve doğru gözlemlerin yapılmasına yardımcı olur.

Bu çalışma, Active Bankacılık Finans Dergisi, ISSN 1301-9252, Ocak-Şubat 2006, Sayı 46,  S. 76 – 86,  yayınlanmıştır.